1. Uvod:
U ovom članku ćemo razlučiti na koje sve aspekte društvo mora obratiti pažnju pri inspekcijskom nadzoru, bez obzira koliko uredno (ili neuredno) vodi svoje poslovne knjige. U svakom slučaju za nadzor treba izdvojiti, vrijeme, prostor, znanje, a nisu isključeni materijalni troškovi koji nastaju samom kontrolom. Konačni uspjeh ili neuspjeh društva u nadzoru, osim urednosti poslovnih knjiga i pridržavanja propisa, bitno ovisi koliko samo društvo kvalitetno predstavi i prezentira same činjenice nadzoru.
Inspekcijski nadzor i nadzirano društvo su stranke u postupku, kao stranke s pravima i obvezama. Društvo je u jednako pravnom položaju s tijelom koje obavlja nadzor, sukladno čl. 12. Općeg poreznog zakona (u daljnjem tekstu OPZ). Za kontakt s osobama iz poreznog nadzora preporuča se osoba (ili osobe) koje poznaju Zakon o općem upravnom postupku, Opći porezni zakon, Zakon o računovodstvu i Prekršajni zakon. Također je preporučljivo potražiti pomoćnika ili poreznog savjetnika, koji će biti opunomoćenik ili savjetnik sukladno čl. 15. OPZ-a.
2. Nadzor
Inspekcijski nadzor je provjera svih činjenica bitnih za oporezivanje cjelokupnih obveza društva, pod čime se podrazumijeva puni nadzor, odnosno najčešće kontrolu poreza na dobit, kontrolu poreza na dodanu vrijednost, obračun poreza na dohodak i prireza, kao i doprinosa, u nekoliko razdoblja. Najčešće nadzor uzima razdoblje unutar nekoliko godina, do roka zastare. Također, ponekad se nadzor odluči sa skraćeni nadzor gdje će vršiti provjeru jednog ili više vrste poreza.
Početak nadzora mora biti najavljen barem 15 dana za male porezne obveznike i 30 dana za velike porezne obveznik, samo u izvanrednim slučajevima kontrola može započeti iznenadno i odmah sukladno čl. 104. st. 1. OPZ-a. Inspektori su dužni pokazati svoje iskaznice s ovlaštenjima.
Izvanredni slučajevi mogu se smatrati ako inspekcijski nadzor smatra da bi se najavom izgubila svrha nadzora. Takav iznenadni nadzor prakticira se u slučaju robe bez dokumentacije, ne izdavanja račune kupcima, ili kada bi se samom najavom mogli ukloniti dokazi o poreznoj utaji. Nažalost, u čl. 104. stav 2. OPZ-a nije navedeno u kojim slučajevima mogu primijeniti navedeni članak. U društvu bi se trebalo znati koga treba promptno obavijestiti (u društvu) u slučaju iznenadne kontrole i tko je ovlaštena osoba za kontakte s inspekcijskim nadzorom sukladno čl. 108. st. 1. OPZ-a.
Ključno polazište u nadzoru su uredne knjigovodstvene isprave i evidencija. Obveza vođenje poslovnih knjiga je obvezna za društvo, sukladno čl. 2. st. 6. Zakona o računovodstvu koji se primjenjuje od 2006. godine (NN 146/05) i čl. 4. st. 2. Zakona o računovodstvu koji se primjenjuje od 2008. godine (NN 109/07, u daljnjem tekstu ZOR-a) i čl. 53. OPZ-a. Dokumentacija mora biti uredna i sastavljena tako da zadovoljava odredbe čl. 55. OPZ.-a. Knjigovodstvo mora biti takvo da stručna treća osoba može u primjerenom roku steći pregled nad poslovanjem društva i poslovnim događajima koji su iskazani u poslovnim knjigama, te treba biti vidljiv nastanak, razvoj i okončanje poslovnog događaja. (čl. 54 OPZ-a, čl. 2. st. 7. ZOR-a iz 1995. g. i čl. 6. st. 3. ZOR-a iz 1997. g.). Kao polazište nadzora u knjigovodstvu je vidljiva iz članka 76. OPZ-a i novog čl. 28. st. 1. i 2. novoga ZOR-a iz 1997.g. koji se primjenjuje od 2008. godine. Ako nadzor ima mišljenje da ne može utvrditi poreznu osnovicu, pristupiti će procjeni porezne osnovice sukladno čl. 79. OPZ-a. Nadzor se mora očitovati da poslovne knjige nisu vjerodostojne, te da nisu ispunjeni uvjeti da se porezna osnovica utvrdi iz poslovnih knjiga i predočene dokumentacije. Uporište za to nalazi se u čl. 7. OPZ-a gdje nadzor prije donošenje poreznog akta kojim se utvrđuje prava i obveze društva mora omogućiti očitovanje o činjenicama i okolnostima koje su bitne za donošenje poreznog akta.
2.1. Smještaj i kontakt sa nadzorom
I prije samog početka nadzora treba razmotriti gdje će se za nadzor osigurati prostor za uvid u dokumentaciju. Prostor bi morao imati mogućnost zaključavanja i mjesto do kojeg se relativno brzo može dostaviti dokumentaciju, ali i dobiti informaciju o tijeku nadzora. Prema čl. 28. st. 3. novoga ZOR-a (NN 109/07) osiguranje prostorije smatra se obveza društva. Treba biti spreman da nadzor može trajati i do 6 mjeseci.
Prvi razgovor s inspektorima treba obaviti u mirnoj atmosferi. U razgovoru se može osjetiti težinu kontrole i eventualnu potrebu za angažiranjem i drugih stručnjaka. Isto tako, u otvorenom razgovoru treba od inspektora tražiti da iskažu svoje potrebe i očekivanja u tijeku nadzora. Praktično je inspektorima objasniti način funkcioniranja društva, predmeta djelatnosti, dati i upoznati kontakt osobu (ako znate), te ih upoznajte s “pravilima kućnog reda“ u vašem društvu. Ako inspektori smatraju da trebaju i druge osobe za objašnjenje činjenica, takav njihov zahtjev se ne može odbiti sukladno čl. 108. st. 2. OPZ-a, ali ga možete kontrolirati.
Inspektorima treba omogućiti pristup i dostavu dokumenata (preslika), redovno razmatrati s nadzorom tekuću problematiku. Zato bi tijekom nadzora bilo praktično, kao dio rutine, poduzeti slijedeće korake:
- osigurati redovnu informaciju od djelatnika kada su inspektori došli (ili nisu došli)
- tražiti dnevnu informaciju ili kao pisano izvješće (preporučujem) od djelatnika koji je zadužen za kontaktiranje sa nadzorom, što je bio predmet razgovora prethodnog dana i koji su dokumenti traženi
- vršiti uvid u preslikane dokumente za nadzor
- tjedni ili dnevni sastanak s inspektorima, zavisno o složenosti nadzora
- tražiti od djelatnika pripremu dokumentacije, za moguće daljnje potrebe nadzora
- ispitivati od inspektora ili vašeg djelatnika na koje probleme se susreću u tijeku nadzora
- razjašnjavati probleme odmah
- “otvoriti registrator" za internu upotrebu u koji će se unositi sve dane preslike nadzoru i bilješke u svezi s tijekom nadzora
- u slučaju ne prihvaćanja vaših argumenata, sastaviti bilješku za svoje potrebe o problemu, sa svim činjenicama, iznesenih u razgovoru. Ova bilješka može pomoći pri sastavljanju žalbe.
- obaviti završni razgovor, obavezno sastaviti i za ovaj razgovor zabilješku,
- nakon kontrole sastavite malu rekapitulaciju tijeka nadzora, ovo vam, također, može pomoći u daljnjem postupku
Gore spomenuti prijedlog praćenja nadzora, će oduzimati određeno radno vrijeme, međutim iskustvo pokazuje da takav pristup može u puno slučajeva višestruko pomoći.
Povremeno će nadzor tvrditi za određenu poslovnu promjenu – rashod ili račun po kojem je priznat pretporez, da samo knjiženje je izvršeno temeljem nevjerodostojne knjigovodstvene isprave. Smatrati će da rashod nije vjerodostojno dokumentiran te neće željeti priznati kao porezno priznati rashod odnosno željet će utvrditi novu obvezu Poreza na dobit ili će željeti utvrditi novu obvezu Porez na dodanu vrijednost jer pretporez nije odbijen sukladno članku 104. Pravilnika o PDV-u.
Kada se dobije prvi put informacija o tumačenju inspektora koje je suprotno s vašim stajalištima, treba razmotriti slijedeće:
- informaciju primite što mirnije,
- obavite prvi razgovor sa inspektorima, ako cijelu stvar niste sagledali do kraja, bolje da samo “odslušate” nadzor, napravite zabilješke. Postavite pitanje, koji argumenti i činjenice bi pomogle da stvar sagledaju s druge strane. Obično se događa da nedostaje neki dokument oko vjerodostojnosti događaja ili je neshvaćanje od strane nadzora tehnologije rada u vašem društvu. U prvom koraku samo slušajte, nakon prvih saznanja i završenog sastanka s nadzorom obavezno sazovite sastanak svojih djelatnika, svih osoba koje su uključene u proces nadzora, ako smatrate pozovite i vanjske suradnike (pomoćnike, porezne savjetnike, revizore i sl.) da vam pripomognu oko rješavanja navedenog problema.
Treba definirati iz kojih sve dijelova društva možete povući dokumentaciju koja ukazuje da je vaše postupanje ispravno. Naime, može se dogoditi da se nadzor oslonio samo na dostupnu dokumentaciju u knjigovodstvu, odnosno na račune i ugovore, međutim ne i na dokumentaciju, nabave, proizvodnje i prodaje i sl.
Možda bi trebalo zadužiti stručne osobe koje bi pogledale ponovno sve dokumente koji su dani na uvid inspekciji, i razmotrila propise, te sva mišljenja porezne uprave (ili drugih državnih organa) u svezi na problematične činjenice. Vrlo često pisana mišljenja Ministarstava pojašnjavaju bolje primjenu Zakona i Pravilnika, a ponekad mišljenja mogu biti i u svezi nastalog problema s nadzorom, a koje će vam ukazati na način rješavanje problema i poziva na odgovarajuće zakonske propise. Mišljenja Ministarstava (kao i upute) su bitna, jer ih nadzor mora provoditi u tijeku nadzora, iako nisu zakonski obvezujuća, jer tumače činjenice sukladno zakonskim propisima.
- Treba razmotriti razmotrite dokumentaciju i skicirati način razgovora s inspekcijom. Znači tehničko - tehnološki okvir nastanka poslovnog događaja, računovodstveni okvir s efektima knjiženja i zakonski okvir koji rješava porezni aspekt poslovnog događaja.
- Inspekciju treba upoznati o načinu nastanka poslovnog događaja. Ako imate više takvih situacija, pojedinačno rješavate jedan po jedan. Treba ukazati na sve elemente gospodarstvenog pristupa činjenicama (čl. 10 OPZ-a), po kojima je nadzor dužan procjenjivati činjenice.
Ako nadzor ostane pri svom stajalištu, a prema vama je pogrešno, staloženo i nedvojbeno im se očitujete da ćete u daljnjem postupku osporavati njihovo mišljenje i pogrešnu primjenu materijalnih propisa.
Pri odlasku nadzora iz vašega društva vi praktično morate znati sve elemente zapisnika. Morali bi ste znati sve stavove nadzora, potencijalno sve utvrđene obveze (bez kamata) po vrsti poreza, znati za koje vas prekršaje terete i odgovorne osobe, datum kada se može očekivati zapisnik i vaše stavove u svezi svake pojedinačne stavke u budućem zapisniku.
Sretno.......