171
Na temelju članka 60. stavka 1.
Zakona o sustavu državne uprave (»Narodne novine«, br. 75/93, 92/96, 48/99,
15/2000, 127/2000, 59/2001, 199/2003 i 79/2007), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 8. siječnja
2009. godine donijela
UREDBU
O UREDSKOM POSLOVANJU
I. OPĆE ODREDBE
Primjena uredbe
Članak
1.
Ovom uredbom uređuje se uredsko
poslovanje u tijelima državne uprave.
Podredna primjena uredbe
Članak
2.
Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na
uredsko poslovanje stručnih službi Hrvatskoga sabora i Vlade Republike
Hrvatske, Ureda predsjednika Republike Hrvatske i drugih državnih tijela,
tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih
osoba koje imaju javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni
propisi.
Uredsko poslovanje
Članak
3.
(1) Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s
pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi
u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom
arhivu ili drugom nadležnom tijelu.
(2) Postupanje s pismenima u elektroničkom obliku obavlja se
sukladno propisima kojima se uređuje postupanje s elektroničkim ispravama.
Temeljni pojmovi uredskog poslovanja
Članak
4.
U smislu ove Uredbe:
– pisarnica je posebna unutarnja
ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih
dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće
evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova
čuvanja u pismohrani;
– pismohrana je dio pisarnice koja
obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata;
– dokument je svaki podatak, odnosno
svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni,
optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet,
priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i
jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka;
– elektronički dokument je bilo koja
vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave;
– elektronička isprava je isprava uređena
sukladno posebnim propisima;
– pismeno je podnesak ili akt;
– podnesak je pismeno kojim stranka pokreće
postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog
odustaje;
– akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o
predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava
neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno
pravnim osobama koje imaju javne ovlasti;
– prilog je svaki pisani sastavak ili
slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji
se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja
njegovog sadržaja;
– spis (predmet) je skup pismena, priloga
i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi
način čine posebnu cjelinu;
– dosje je skup predmeta koji se odnose
na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću;
– brojčana oznaka je identifikacija
predmeta odnosno pismena i sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog
broja;
– klasifikacijska oznaka označava predmet
prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta;
– urudžbeni broj označava stvaratelja
pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta.
Pisarnica
Članak
5.
(1) Tijela državne uprave (u tekstu koji slijedi: tijela) dužna su
ustrojiti pisarnicu.
(2) Iznimno, u tijelu kod kojeg je opseg uredskog poslovanja manji,
poslove pisarnice može obavljati određeni službenik uz druge poslove, a
određena pismena mogu se zaprimati i u pojedinim unutarnjim ustrojstvenim
jedinicama tijela, ako to zahtijeva organizacija upravnog poslovanja ili njihova prostorna izdvojenost.
(3) Pisarnica jednog tijela može obavljati uredske poslove i za
jedno ili više drugih tijela, ako se njihovi čelnici u
pisanom obliku o tome dogovore.
(4) Pismena koja nisu primljena posredstvom pisarnice, već izravno
elektroničkim putem, bez odgode se upisuju i u odgovarajućoj elektroničkoj
evidenciji pisarnice.
Pismohrana
Članak
6.
(1) U sastavu pisarnice ustrojava se pismohrana.
(2) Pismohrana preuzima dovršene spise (predmete), organizira
korištenje, obradu, izlučivanje pismena i drugih dokumenata, vodi evidenciju o
registraturnoj građi, brine se za cjelovitost i sređenost cjelokupne
registraturne i arhivske građe, nadzire je i čuva te
obavlja poslove u svezi s predajom gradiva nadležnom arhivu sukladno posebnim
propisima o arhivskoj djelatnosti.
Članak
7.
Ovlast i postupanje u poslovima uredskog
poslovanja u pojedinom tijelu uređuju se pravilnikom o unutarnjem redu.
II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED POŠILJKI
Primitak pismena i drugih pošiljki
Članak
8.
(1) Primanje pismena i drugih pošiljki (novčanih pisama, paketa,
brzojava i drugo) obavlja se, u pravilu, na određenom
mjestu u pisarnici, svakog radnog dana u uredovno radno vrijeme tijela, a prima
ih ovlašteni službenik pisarnice (u tekstu kako slijedi: službenik pisarnice).
Izvan redovnog radnog vremena, kao i u dane kad tijelo
ne radi, pošiljke prima dežurni službenik, ako je u tijelu organizirana služba
dežurstva.
(2) Izuzetno, za unutarnje ustrojstvene jedinice koje vode poseban
upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik ili imaju osnovane odgovarajuće baze dokumenata u slučaju
elektroničke obrade dokumenata, čelnik tijela može odrediti da se pismena i
druge pošiljke upućene tim ustrojstvenim jedinicama primaju u tim jedinicama,
ali se bez odgode moraju ubilježiti i u odgovarajućoj elektroničkoj evidenciji
pisarnice.
Postupak s pismenima koja podliježu plaćanju upravne pristojbe
Članak
9.
Službenik pisarnice koji podnesak prima neposredno od stranke odbit će primitak podneska ako uz podnesak nije priložena
propisana upravna pristojba. Podnesak koji stigne putem poštanske službe,
elektroničkim putem ili na drugi način, a uz koji nije
priložen dokaz o plaćenoj upravnoj pristojbi, zaprimit će se, a o tome će se uz
otisak prijemnog štambilja staviti službena bilješka. S takvim podneskom
postupit će se na način propisan Zakonom o upravnim
pristojbama.
Predaja podnesaka usmeno na zapisnik
Članak
10.
Ako stranka traži da se podnesak primi usmeno na
zapisnik, službenik pisarnice uputit će je službeniku iz nadležne unutarnje
ustrojstvene jedinice.
Postupak u slučaju nenadležnosti
Članak
11.
Ako tijelo nije nadležno za primitak podneska, službenik pisarnice
tijela upozorit će na to podnositelja i uputiti ga na
nadležno tijelo, ako je jasno koje je tijelo nadležno za postupanje po tom
podnesku. Ako podnositelj nakon upozorenja i dalje zahtjeva da se njegov
podnesak primi, službenik pisarnice dužan je zaprimiti takav podnesak, o tome će se staviti službena bilješka uz otisak prijemnog
štambilja i dostaviti ga u rad.
Potvrda primitka
Članak
12.
(1) Na zahtjev stranke koja neposredno predaje izvornik podneska,
primitak podneska potvrđuje se stavljanjem otiska prijemnog štambilja na kopiju podneska ili na poseban papir. U
otisak prijemnog štambilja upisuje se datum primitka i brojčana oznaka. Potvrdu potpisuje službenik pisarnice koji je podnesak primio.
(2) Primitak pismena od drugih tijela ili
pravnih osoba koje imaju javne ovlasti a dostavljena putem dostavljača,
potvrđuje se stavljanjem datuma, potpisa i štambilja s nazivom tijela u
dostavnoj knjizi za mjesto, na dostavnici ili povratnici.
(3) Izuzetno, točno vrijeme dostave (sat i minuta) upisuje se kad
je to posebnim propisima određeno. Ovaj podatak treba pribilježiti i na primljenom pismenu odnosno njegovoj omotnici, ako
službenik nije ovlašten za otvaranje pošiljke.
Drugi načini primitka pošiljki
Članak
13.
(1) Primitak pošiljki koje se tijelu dostavljaju putem poštanske
službe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca obavlja se na način utvrđen propisima za obavljanje poštanske službe. Prilikom primitka odnosno podizanja pošiljki službenik ne smije
podići pošiljku ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju
zatražit će od nadležne poštanske službe da se stanje
i sadržaj pošiljke komisijski utvrdi i tek tada smije preuzeti pošiljku zajedno
sa zapisnikom o komisijskom nalazu.
(2) Pismena se mogu dostaviti i elektroničkim putem. Pismena dostavljena u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom
smatraju se vlastoručno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektroničkoj
ispravi. Elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim
tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju
za primanje takvih poruka. Službenik koji je primio pismeno elektroničkim putem
bez odgode će pošiljatelju potvrditi primitak pismena.
(3) Ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati pismeno
primljeno elektroničkim putem, o tome će se bez odgode na prikladan način
obavijestiti pošiljatelja, koji je dužan ponovno poslati pismeno u ispravnom
elektroničkom obliku koji je u uporabi u tijelu kojem se šalje pismeno ili ga
dostaviti na drugi propisani način.
Otvaranje pošiljki
Članak
14.
(1) Pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama naslovljene na tijelo otvara službenik pisarnice. Iznimno, pošiljke koje
su označene određenim stupnjem tajnosti otvara čelnik tijela ili
druga službena osoba toga tijela koju on za to ovlasti.
(2) Službenik pisarnice koji otvara pošiljke ne smije potvrditi
primitak niti otvoriti pošiljke na čijoj je omotnici
pored naziva tijela naznačeno osobno ime čelnika tijela ili druge službene
osobe toga tijela, kao niti pošiljke u vezi s raspisanom licitacijom,
natječajima i druge pošiljke ako je na omotnici naznačeno da ih može otvoriti
samo čelnik tijela, druga službena osoba ili komisija. Takve pošiljke upisat će se u knjigu primljene pošte (Obrazac broj 1. – Knjiga primljene pošte) i uz potpis predati naslovljenoj osobi,
odnosno komisiji.
(3) Izuzetno, čelnik tijela može ovlastiti drugu službenu osobu da
potvrdi i otvori pošiljke naznačene na njegovo osobno
ime.
(4) U tijelu u kojem postoji služba dežurstva, pošiljke primljene
izvan redovnog radnog vremena prima dežurni službenik. Ako dežurni službenik
nije ovlašten za otvaranje pošiljki, a razvidno je da se radi o hitnoj
pošiljci, o primitku takve pošiljke odmah će na
prikladan način obavijestiti službenu osobu toga tijela ovlaštenu za otvaranje
te vrste pošiljki.
Pregled pošiljki
Članak
15.
(1) Prilikom otvaranja i pregleda sadržaja pošiljki naročito treba
paziti da se ne ošteti njihov sadržaj, da se pismena i prilozi ne pomiješaju te da pojedino pismeno ili prilog ne ostanu u omotnici. Ako
neko od pismena označenih na omotnici nedostaje ili su
primljeni samo prilozi bez pismena, odnosno ako broj priloga koji su navedeni u
pismenu ne odgovara broju primljenih priloga ili se ne može utvrditi tko je
pošiljatelj pismena, to će se navesti u službenoj bilješci uz otisak prijemnog
štambilja.
(2) Uz pismeno primljeno preporučeno, prilaže se omotnica u svim
slučajevima kad je datum predaje pismena poštanskoj službi preporučeno od značaja za računanje rokova (na primjer: žalbe, natječaji
i slično) ili kad se iz samog pismena ne može utvrditi pošiljatelj, a ti su
podaci označeni na omotnici. Ako je u jednoj omotnici dostavljeno više pismena
uz koje bi trebalo priložiti omotnicu, omotnica će se
priložiti uz jedno od tih pismena, a na ostala pismena upisat će se brojčana
oznaka pismena uz koje je priložena omotnica.
Posebni postupci s primljenim pošiljkama
Članak
16.
(1) Ako su primljene oštećene omotnice ili
druge pošiljke, ili postoji sumnja o njihovom neovlaštenom ili zlonamjernom
otvaranju, prije otvaranja treba o tome sastaviti službenu bilješku, u
nazočnosti i uz potpis još dva službenika toga tijela, u kojoj će se utvrditi
vrsta i opseg oštećenja.
(2) Ako je pošiljka naslovljena na drugo tijelo, pravnu ili
fizičku osobu, ili ako se nakon pregleda sadržaja omotnice ustanovi da je
pismeno upućeno drugom tijelu, pravnoj ili fizičkoj osobi, stavit će se na
njega bilješka: “Pogrešno dostavljeno« i uz naznaku kome se pismeno dostavlja,
na prikladan način dostavit će se onome kome je upućeno. Takva
pismena upisuju se u knjigu otpremljene pošte.
(3) Ako se prilikom pregleda pošiljke utvrdi da je uz podnesak
priložen novac ili neka druga vrijednost, kratkom
bilješkom ustanovit će se njihova vrsta ili vrijednost, a iznos novca upisati u
odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja. Ove vrijednosti predat će se, uz potpis primitka na samom podnesku, službeniku toga
tijela ovlaštenom za materijalno-financijsko poslovanje.
(4) Ako je uz pismeno priložena dostavnica, na
njoj treba službenik pisarnice potvrditi primitak stavljanjem datuma, potpisa
te otiska štambilja s nazivom tijela i bez odgode je vratiti pošiljatelju.
Izuzetno, ako je pismeno s dostavnicom naslovljeno na
službenu osobu tijela, primitak potvrđuje naslovljena osoba.
Postupanje s aktima označenima određenim stupnjem tajnosti
Članak
17.
Ako se pismena označena određenim stupnjem tajnosti primaju
elektroničkim putem, postupat će se prema propisima o
zaštiti tajnosti podataka i informacijskoj sigurnosti.
Razvrstavanje i raspoređivanje pismena
Članak
18.
(1) Primljena pismena razvrstavaju se na
pismena predmeta upravnog postupka i pismena predmeta neupravnog postupka.
(2) Razvrstana pismena raspoređuju se na
unutarnje ustrojstvene jedinice upisivanjem brojčane oznake unutarnje
ustrojstvene jedinice u rubriku »Ustrojstvena jedinica« prijemnog štambilja.
(3) Brojčane oznake unutarnjih ustrojstvenih jedinica utvrđuje
čelnik tijela planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaratelja i
primatelja pismena, tako da obuhvaća sve poslove iz djelokruga toga tijela, a
donosi se krajem tekuće godine za sljedeću kalendarsku godinu. Brojčane oznake
u toku godine ne smiju se mijenjati ni brisati, ali se
mogu dodavati nove, ako to zahtijevaju promjene nastale u vezi ustrojstva i
djelokruga tijela. S planom klasifikacijskih oznaka i
brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena moraju biti upoznati svi
službenici.
(4) Razvrstavanje i raspoređivanje primljenih pismena obavlja
službenik pisarnice koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Izuzetno, čelnik tijela može odrediti da razvrstavanje i
raspoređivanje pismena obavlja drugi službenik.
Prijemni štambilj
Članak
19.
(1) Na izvornike primljenih pismena koja
se upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno u urudžbeni zapisnik
stavlja se otisak prijemnog štambilja (Obrazac broj 2. – Prijemni štambilj).
(2) Ako je dokument zaprimljen elektroničkim putem podaci koje
sadrži prijemni štambilj, ugrađuju se u primljeni dokument na
način uređen posebnim propisima o elektroničkoj ispravi.
(3) Otisak prijemnog štambilja stavlja se na
pismeno u gornjem desnom uglu prve stranice pismena, a ako tamo nema mjesta, na
drugom pogodnom mjestu prve stranice. Ako na prvoj
stranici nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja stavit će se na
zadnjoj stranici pismena na pogodno mjesto. Ako su sve stranice pismena u
potpunosti popunjene, otisak prijemnog štambilja stavit će
se na papir koji će se pričvrstiti uz pismeno. Otisak prijemnog štambilja ne
stavlja se na priloge.
(4) U otisak prijemnog štambilja upisuje se u rubrike:
1) »Primljeno« – datum primitka;
2) »Klasifikacijska oznaka« – klasifikacijsku oznaku;
3) »Urudžbeni broj« – urudžbeni broj;
4) »Ustrojstvena jedinica« – brojčana oznaka unutarnje
ustrojstvene jedinice u koju se pismeno raspoređuje;
5) »Prilozi« – broj priloženih priloga;
6) »Vrijednosti« – ukupan iznos upravne
pristojbe, novca ili naznaku drugih vrijednosti koje su priložene pismenu.
(5) Omotnica pismena i upravna pristojba ne smatraju se prilozima.
III. UPISIVANJE PISMENA
Upisivanje pismena
Članak
20.
(1) Primljena, razvrstana i raspoređena pismena te
vlastiti akti upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka ili u urudžbeni zapisnik,
kao osnovne evidencije uredskog poslovanja, onoga dana i pod onim datumom kad
su primljeni odnosno nastali.
(2) Ako se zbog velikog broja primljenih pismena ili iz drugih opravdanih razloga sva primljena pismena ne
mogu upisati istoga dana kad su primljena, upisat će se najkasnije sljedećeg
radnog dana, prije upisivanja novoprimljenih pismena i to pod datumom kad su
primljena.
(3) U upisnik predmeta upravnog postupka upisuju se pismena
predmeta upravnog postupka, a u urudžbeni zapisnik pismena neupravnog postupka.
U urudžbeni zapisnik se ne upisuju pismena koja ne predstavljaju službenu prepisku
(na primjer: vraćene dostavnice ili povratnice,
dokumentacija internog karaktera, službena glasila, časopisi, druge tiskovine i
slično).
Brojčana oznaka
Članak
21.
Upisnik predmeta upravnog postupka i
urudžbeni zapisnik vode se po sustavu brojčanih oznaka, odnosno
klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva.
Klasifikacijska oznaka
Članak
22.
Klasifikacijska oznaka sastavljena je od
četiri grupe brojčanih oznaka:
– klasifikacije prema sadržaju,
– klasifikacije prema vremenu,
– klasifikacije prema obliku i
– rednog broja predmeta.
Klasifikacija prema sadržaju
Članak
23.
(1) Klasifikacija prema sadržaju određuje se prema sadržaju prvog
pismena u predmetu. Pismena koja se primaju svrstavaju se
prema upravnom području u glavne grupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar
podgrupe. Prvi broj klasifikacijske oznake označava
glavnu grupu, drugi broj grupu, treći broj podgrupu unutar pojedinog upravnog
područja, a četvrti i peti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe.
(2) Brojevi koji označavaju djelatnost unutar podgrupe odvajaju se
ravnom crticom (-) od brojeva koji označavaju glavnu
grupu, grupu i podgrupu, a kosom crtom (/) od klasifikacije prema vremenu.
Klasifikacija prema vremenu
Članak
24.
Klasifikacija prema vremenu određuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u
kojoj je određeni predmet otvoren. Iza ta dva broja stavlja
se crtica (-) i slijedi brojčana oznaka klasifikacije prema obliku predmeta.
Klasifikacija prema obliku (dosje)
Članak
25.
Klasifikacija prema obliku je brojčana oznaka dosjea koja po
potrebi razrađuje klasifikaciju prema sadržaju na uže
cjeline, i odvaja se ravnom crticom (-) od klasifikacije prema vremenu, a
označava se s dva ili više brojeva, od 01 pa nadalje, do potrebnog broja.
Redni broj predmeta
Članak
26.
Redni broj predmeta označava redoslijed predmeta unutar
klasifikacije prema sadržaju, vremenu, obliku i odvaja se kosom crtom (/) od brojčane oznake klasifikacije prema obliku, a označava se
s dva ili više brojeva od 01 pa nadalje, do potrebnog broja.
Posebne oznake predmeta
Članak
27.
(1) Pismena predmeta upravnog postupka i pismena označena
određenim stupnjem tajnosti moraju imati i oznaku prvostupanjskog ili drugostupanjskog upravnog postupka, odnosno stupnja
tajnosti, koja se stavlja prije klasifikacijske oznake te odvaja ravnom crticom
(-) od oznake klasifikacije prema sadržaju.
(2) Oznaka upravnog postupka (UP/I ili
UP/II) odnosno stupanj tajnosti, sukladno propisima o tajnosti podataka,
upisuju se u otisak prijemnog štambilja.
Jednoznačno određenje predmeta odnosno pismena
Članak
28.
Klasifikacijska oznaka označava predmet, a
urudžbeni broj pojedino pismeno u tom predmetu.
Urudžbeni broj
Članak
29.
(1) Urudžbeni broj sastoji se od:
– brojčane oznake stvaratelja pismena;
– brojčane oznake godine nastanka pismena
te
– rednog broja pismena unutar predmeta.
Brojčana oznaka stvaratelja pismena
Članak
30.
Brojčana oznaka stvaratelja pismena označava osobe ili tijela koja su se podneskom obratila tijelu, odnosno
tijela koja su sastavila akte. U sastavu brojčane oznake
stvaratelja pismena može se utvrditi i brojčana oznaka za pojedine unutarnje
ustrojstvene jedinice tijela, tako da se iza brojčane oznake tijela stavi ravna
crtica (-) i brojčana oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice. Ako se
brojčana oznaka stvaratelja pismena razrađuje i po užim unutarnjim
ustrojstvenim jedinicama u tijelu, te se oznake
međusobno također odvajaju crticama (-), a ako se razrađuju i po pojedinim
službenicima, broj službenika odvaja se kosom crtom (/) od oznake unutarnje
ustrojstvene jedinice.
Brojčana oznaka godine nastanka akta ili
primitka podneska
Članak
31.
Brojčana oznaka godine nastanka akta ili
primitka podneska označava godinu nastanka akta ili primitka podneska i
označava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj su nastali ili
primljeni.
Redni broj pismena unutar predmeta
Članak
32.
Redni broj pismena označava redoslijed
podneska, odnosno akta unutar predmeta.
Oblik urudžbenog broja
Članak
33.
Brojčane oznake stvaratelja pismena,
godine nastanka i rednog broja međusobno se odvajaju crticama (-).
Određivanje klasifikacijske oznake odnosno urudžbenog broja
Članak
34.
(1) Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom upisa prvog
podneska odnosno akta kojim se osniva predmet, a urudžbeni broj kod upisivanja
i svakog sljedećeg pismena koje se odnosi na isti
predmet.
(2) Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj određuju se u pisarnici
tijela.
Obrasci upisnika predmeta upravnog postupka i urudžbenog zapisnika
Članak
35.
Pismena upravnog postupka prvog stupnja
upisuju se u upisnik predmeta upravnog postupka prvog stupnja (Obrazac broj 3. – Upisnik predmeta
upravnog postupka prvog stupnja), pismena upravnog postupka drugog stupnja u
upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja (Obrazac broj 4. – Upisnik predmeta upravnog postupka drugog stupnja), a pismena
neupravnog postupka u urudžbeni zapisnik (Obrazac broj 5. – Urudžbeni zapisnik).
Povezivanje i prijenos upisa
Članak
36.
(1) Ako se isti predmet vodi pod dvije ili
više klasifikacijskih oznaka, obavit će se povezivanje tih klasifikacijskih
oznaka u odgovarajućoj evidenciji (očevidniku) tako da će se predmet dalje
voditi pod klasifikacijskom oznakom pod kojom je predmet prvi put upisan, a kod
upisa ostalih predmeta označit će se u odgovarajućoj rubrici veze pod kojom će
se klasifikacijskom oznakom dalje voditi.
(2) Na odgovarajući način postupit će se i kad neupravni predmet postane
upravni ili obratno, s tim da će službenik koji rješava predmet staviti
službenu bilješku u omot spisa predmeta da je predmet potrebno vratiti
pisarnici radi upisa u odgovarajuću evidenciju, kako bi službenik pisarnice u
rubrici „Razvođenje ili napomena« evidencije upisao prijenos.
Omot spisa predmeta
Članak
37.
(1) Prilikom upisivanja prvog podneska, odnosno akta kojim se
osniva predmet, otvara se omot spisa za taj predmet, a podnesak
,odnosno akt stavlja u omot spisa, u koji se ulažu i ostala pismena tog
predmeta.
(2) Na unutarnjim stranicama omota spisa kronološki se vodi
evidencija primljenih podnesaka odnosno akata u predmetu (Obrazac broj 6. –
Omot spisa neupravnog predmeta i obrazac broj 7. – Omot spisa
predmeta upravnog postupka). Podnesci, odnosno akti slažu se u omotu
spisa prema datumu njihova primitka odnosno nastanka, tako da se na vrhu nalazi pismeno koje je zadnje primljeno ili nastalo.
(3) Omot spisa ostaje u tijelu i kad se predmet dostavlja drugom
tijelu na nadležno postupanje, sve do izlučivanja ili
predaje nadležnom arhivu.
Združivanje pismena
Članak
38.
Nakon osnivanja spisa predmeta naknadno pristigli podnesci odnosno
akti združuju se tako da se svaki sljedeći podnesak ili
akt dostavi u rad unutarnjoj ustrojstvenoj jedinici kod koje se predmet nalazi.
Ako se spis predmeta nalazi u pismohrani ili rokovniku
predmeta, novi podnesak odnosno akt uložit će se u omot spisa toga predmeta i
dostaviti u rad unutarnjoj ustrojstvenoj jedinici.
Vođenje i zaključivanje upisnika predmeta upravnog postupka i
urudžbenog zapisnika
Članak
39.
(1) Upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbeni zapisnik
počinju se voditi na početku godine. Upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik
zaključuju se 31. prosinca tekuće godine, stavljanjem
službene bilješke o ukupnom broju predmeta upisanih u upisnik predmeta upravnog
postupka, odnosno urudžbeni zapisnik.
(2) Službenu bilješku potpisuje službenik pisarnice koji vodi
upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik. Ispod bilješke o
zaključenju ispisuju se klasifikacijske oznake neriješenih predmeta iz te godine.
(3) Naknadno pristigli podnesci odnosno akti upisat će se u
upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno urudžbeni zapisnik
,one godine u kojoj je predmet osnovan.
Uvezivanje upisnika predmeta upravnog postupka i urudžbenog
zapisnika
Članak
40.
(1) Na kraju godine upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno
urudžbeni zapisnik, uvezuju se u jednu ili više
knjiga.
(2) Ako se upisnik predmeta, odnosno urudžbeni zapisnik vode u
elektroničkom obliku, na kraju godine se ispisuju i
također uvezuju u jednu ili više knjiga.
(3) Zajedno s upisnikom predmeta upravnog postupka, odnosno
urudžbenim zapisnikom, uvezuje se i preslika plana klasifikacijskih, odnosno
brojčanih oznaka stvaratelja i primatelja pismena za tu godinu.
Evidencije (očevidnici) predmeta označenih određenim stupnjem tajnosti
Članak
41.
Za pismena označena određenim stupnjem
tajnosti vode se posebne evidencije (očevidnici), odnosno odgovarajuće elektroničke
baze podataka, sukladno propisima o tajnosti podataka.
Kazalo
Članak
42.
(1) Kazalo se kao pomoćna evidencija vodi radi lakšeg i bržeg
pronalaženja klasifikacijske oznake predmeta (Obrazac broj 8. – Kazalo).
(2) U kazalo se upisuju podaci po predmetu prema početnom slovu
prezimena, odnosno naziva stranke na koju se predmet
odnosi ili prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta.
(3)
(4) Kazalo se ne mora voditi ako se evidencije (očevidnici) vode u
elektroničkom obliku.
IV. DOSTAVA PISMENA U RAD
Dostavljanje spisa predmeta odnosno pismena u rad
Članak
43.
Poslije upisivanja pismena u upisnik predmeta upravnog postupka
odnosno urudžbeni zapisnik, pismena se dostavljaju u rad u pravilu istog dana kad su zaprimljeni. U izuzetnim slučajevima bit će dostavljeni u rad najkasnije početkom radnog vremena
sljedećeg radnog dana.
Interna dostavna knjiga
Članak
44.
(1) Dostavljanje pismena između pisarnice i unutarnjih
ustrojstvenih jedinica obavlja se putem pomoćne evidencije, interne dostavne
knjige (Obrazac broj 9. – Interna dostavna knjiga), ukoliko se elektroničkim
putem ne može sa sigurnošću pratiti tijek pismena
između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica.
(2) Svaka unutarnja ustrojstvena jedinica ima jednu, a po potrebi
i više internih dostavnih knjiga.
(3) Primitak pismena potvrđuje se potpisom ovlaštenog službenika
unutarnje ustrojstvene jedinice. Ovlašteni službenik unutarnje ustrojstvene
jedinice dužan je nakon primitka pismena rasporediti ih na
pojedine službenike. Primanje pismena u rad potvrđuje i
službenik kojem je predmet dodijeljen u rad stavljanjem datuma i potpisa.
(4) Interna dostavna knjiga nalazi se na
određenom mjestu u unutarnjoj ustrojstvenoj jedinici, a mora se dostaviti
pisarnici u vrijeme upisivanja novih pismena.
(5) Ako se spis predmeta ustupa drugoj unutarnjoj ustrojstvenoj
jedinici istog tijela, ovlašteni službenik unutarnje ustrojstvene jedinice stavit
će unutar omota spisa uputu s potpisom, datumom, i
oznakom unutarnje ustrojstvene jedinice kojoj se akt ustupa, radi upisa u
upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik.
(6) Ako se pismena obrađuju elektroničkim putem, raspoređivanje
pismena na službenike obavlja ovlašteni službenik,
određivanjem brojčane oznake unutarnje ustrojstvene jedinice odnosno brojčane
oznake službenika.
V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA
Sastavni dijelovi neupravnog akta
Članak
45.
(1) Službena prepiska s drugim tijelima ili
osobama obavlja se neupravnim aktima. Ako posebnim propisima nije drukčije
određeno, neupravni akt mora sadržavati sljedeće osnovne dijelove:
– zaglavlje;
– osobno ime odnosno naziv i adresu
primatelja;
– kratku oznaku predmeta;
– tekst akta;
– potpis ovlaštene službene osobe te
– otisak službenog pečata.
(2) Osim osnovnih dijelova, neupravni akt sadržava i druge podatke
(ako postoje): vezu brojčanih oznaka, naznaku priloga, kao i kome se akt
dostavlja osim primatelju.
Zaglavlje akta
Članak
46.
(1) Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta i sadrži
dijelove propisane propisima o natpisnoj ploči i zaglavlju akata tijela državne
uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te
pravnih osoba koje imaju javne ovlasti.
(2) U zaglavlju akta klasifikacijska oznaka naznačuje se velikim
slovima: »KLASA:«, a urudžbeni broj: »URBROJ:«, kao i
u oznaci veze i tekstu akta.
Adresa primatelja
Članak
47.
(1) Adresa primatelja sastoji se od imena
i prezimena odnosno naziva primatelja te njegove adrese odnosno sjedišta, ulice
i kućnog broja (poštanskog pretinca), poštanskog broja i naziva mjesta.
(2) Adresa primatelja kojima se akt dostavlja radi postupanja
stavlja se na desnu stranu akta ispod zaglavlja akta.
(3) Ako se akt istog sadržaja (raspis)
dostavlja istovrsnim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti,
ispod naziva vrste tijela odnosno osoba stavlja se oznaka »SVIMA«.
Oznaka predmeta
Članak
48.
(1) Oznaka predmeta naznačuje se velikim slovima: »PREDMET:«, s lijeve strane akta, ispod zaglavlja akta, niže od
adrese primatelja.
(2) Kratki sadržaj predmeta sadrži: ime i prezime odnosno naziv
stranke i njezino prebivalište odnosno sjedište te
stvar na koju se predmet odnosi.
Veza brojčanih oznaka
Članak
49.
Ispod oznake »PREDMET« upisuje se oznaka: »Veza:«
i u nastavku navodi brojčana oznaka i datum pismena na koje se odgovara odnosno
očituje.
Tekst akta
Članak
50.
Tekst akta mora biti jasan, sažet i
čitak. U tekstu mogu se upotrebljavati samo one kratice koje su
općepoznate. Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, u
pravilu, napisati njihovim punim nazivom uz oznaku službenog glasila, broj i
godina, u kojem su objavljeni.
Potpis ovlaštene službene osobe
Članak
51.
(1) Službene akte vlastoručno potpisuje čelnik tijela ili ovlašteni službenik. Ime i prezime
osobe koja potpisuje akt ispisuje se neposredno ispod naziva službene dužnosti.
(2) Potpis ovlaštene osobe stavlja se s desne strane ispod teksta
akta.
Otisak službenog pečata
Članak
52.
Na svakom aktu koji se otprema stavlja se
s lijeve strane potpisa ovlaštene službene osobe otisak službenog pečata, tako da
otisak pečata jednim dijelom zahvati naziv službene dužnosti i potpis ovlaštene
osobe, ako posebnim propisima nije drukčije određeno.
Prilozi
Članak
53.
Prilozi koji se dostavljaju uz akt
označavaju se njihovim ukupnim brojem odnosno njihovim nazivom. Oznaka priloga navodi se tako da se
ispod teksta akta s lijeve strane navede riječ »Prilozi:«.
Prilozi uz akt slažu se po redu izlaganja u aktu.
Način otpreme akta
Članak
54.
(1) Način otpreme akta određuje se uputom pisarnici koja se
stavlja lijevo ispod teksta odnosno ispod oznake priloga i naznake kome se sve
akt dostavlja, a sastoji se od načina otpreme
(preporučeno, avionom, dostavom i slično), datuma i potpisa službenika koji je
akt izradio ili druge ovlaštene osobe.
(2) Prilikom otpreme akta, službenik u pisarnici dužan je
provjeriti formalnu ispravnost akta i na eventualne
nedostatke upozoriti službenika i vratiti mu spis predmeta radi nadopune akta,
a osobito ako adresa nije točna ili potpuna ili ako uz akt nije priložen
naznačeni broj priloga, ako akt nije potpisala ovlaštena službena osoba te ako
nedostaje uputa pisarnici za daljnji rad.
(3) Akti koji se ne otpremaju elektroničkim putem, u pravilu se
otpremaju običnom poštom. Ovlašteni službenik uputom pisarnici na primjerku akta koji ostaje u spisu predmeta može odrediti
i drukčiji način otpreme akta.
Dostava radi obavijesti ili na znanje
Članak
55.
(1) Ako se akt dostavlja i drugim osobama odnosno tijelima radi
obavijesti ili na znanje, ispod teksta s lijeve strane akta stavljaju se
riječi: »O tome obavijest:« ili »Na znanje:«, a ispod
toga osobna imena odnosno nazivi primatelja s adresom.
(2) Ako se akt dostavlja većem broju osoba koje nisu određene
temeljem propisa ili odredive, ovlaštena službena
osoba dužna je uz uputu pisarnici priložiti popis primatelja s naznačenim
osobnim imenima odnosno nazivom i adresom sjedišta primatelja.
Dostava upravnih akata
Članak
56.
U upravnim aktima osobna imena odnosno naziv osoba kojima se akt
dostavlja naznačuju se tako da se ispod upute o pravnom lijeku s lijeve strane
akta navodi velikim slovima riječ: »DOSTAVITI:« te
osobe odnosno tijela kojima se akt dostavlja.
Rješavanje više predmeta jednim aktom
Članak
57.
(1) Ako je jednim aktom riješeno više predmeta koji se odnose na
istu osobu ili tijelo, isto pitanje ili cjelinu, a koji su upisani u upisnik
predmeta upravnog postupka odnosno u urudžbeni zapisnik pod različitim
klasifikacijskim oznakama, takav akt treba donijeti pod prvom upisanom
klasifikacijskom oznakom, s time da se izvrši povezivanje klasifikacijskih
oznaka u upisniku predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenom zapisniku. U
tom slučaju sva pismena koja se odnose na taj predmet
odlažu se u omot spisa predmeta koji je prvi upisan, a na omote spisa drugih
predmeta stavlja se bilješka pod kojom klasifikacijskom oznakom je predmet
riješen.
(2) Kad je jednim aktom riješeno više zasebnih predmeta, službenik
je dužan na vrhu prve stranice primjerka akta koji
ostaje u spisu, na vidnom mjestu ispisati klasifikacijske oznake svih zajedno
riješenih predmeta.
Izrada akata
Članak
58.
Akti se izrađuju u potrebnom broju
primjeraka, osim ako se izrađuju elektroničkim putem.
Ostali postupci u vezi s izradom akata
Članak
59.
(1) Za uvjerenja i druge potvrde koji se izdaju u većem broju s
istim osnovnim tekstom, koriste se propisani obrasci. Umjesto
obrazaca mogu se upotrebljavati štambilji s odgovarajućim tekstom. Uvjerenja i druge potvrde mogu se izdavati i elektroničkim putem.
(2) Prilikom sastavljanja teksta obrazaca i štambilja treba voditi
računa da je tekst u skladu s posebnim propisima te da
olakšaju i pojednostave rad tijela i stranaka.
Pripremanje akata za potpis
Članak
60.
Na jednom primjerku akta pripremljenom za
potpis ovlaštene službene osobe koji ostaje u spisu, stavlja potpis službenik koji
je akt izradio za potpis, a po potrebi i drugi službenici koji su sudjelovali u
izradi akta. Potpisi se stavljaju u pravilu s desne strane, ispod mjesta za
potpis službene osobe ovlaštene za potpisivanje.
VI. OTPREMANJE AKATA
Otpremanje akata putem pisarnice
Članak
61.
(1) Otpremanje akata obavlja se putem pisarnice.
(2) Izuzetno, unutarnje ustrojstvene jedinice koje su prostorno
odvojene, a vode poseban upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni
zapisnik, mogu samostalno otpremati svoje akte.
(3) Unutarnje ustrojstvene jedinice koje vode poseban upisnik
predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik koje ne otpremaju akte
samostalno, otpremaju ih putem pisarnice.
(4) Svi akti preuzeti u toku dana na
otpremu, moraju biti otpremljeni tog istoga dana. Akti primljeni poslije
zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će
se idućeg radnog dana.
(5) Akti koji se istog dana šalju istom
primatelju, na istu adresu, stavljaju se u jednu omotnicu. Ako se koji od tih akata šalje preporučeno, treba u zajedničku omotnicu
staviti i ostale akte koji bi se inače otpremili kao obične pošiljke. Ako se
istom primatelju istovremeno otpravlja velik broj akata ili
neki drugi materijali koji ne mogu stati u zajedničku omotnicu, treba ih
pripremiti za otpremu i otpremiti na način određen propisima poštanske službe.
(6) Na omotnici u kojoj se otpremaju akti na
gornjem lijevom uglu naslovne strane ispisuje se naziv i adresu pošiljatelja,
kao i oznaka svih klasifikacijskih oznaka akata koji se nalaze u omotnici.
Osobno ime, naziv i mjesto primatelja pošiljke piše se velikim slovima, a ispod
toga stavlja se ulica i kućni broj ili broj poštanskog
pretinca te poštanski broj odredišne pošte.
(7) Neponišteni državni biljezi i druge vrijednosti te pošta označena određenim stupnjem tajnosti otpremaju se
uvijek preporučeno i predaju se pisarnici radi otpreme u zatvorenim omotnicama.
Omotnice s aktima označenim određenim stupnjem tajnosti moraju biti zapečaćene ili na drugi pogodan način osigurane, sukladno propisima o
tajnosti podataka.
Dostavna knjiga za poštu
Članak
62.
Dostavna knjiga za poštu je pomoćna
evidencija koja se vodi za otpremljenu poštu (Obrazac broj 10. – Dostavna knjiga za
poštu), radi upisa svih akata koji se otpremaju putem poštanske službe.
Troškovi poštarine
Članak
63.
Troškovi otpreme pošte obračunavaju se i evidentiraju na način utvrđen općim aktima poštanske službe.
Dostavna knjiga za mjesto
Članak
64.
Svi akti i drugi materijali koji se otpremaju drugim tijelima i
osobama u istom mjestu ili se radi žurnosti ili drugih
razloga moraju osobno dostaviti, mogu se otpremiti putem dostavljača. Takvi akti upisuju se u dostavnu knjigu za mjesto kao pomoćnu
evidenciju (Obrazac broj 11. – Dostavna knjiga za
mjesto). Prijem pošiljke potvrdit će se potpisom
u dostavnoj knjizi za mjesto i na dostavnici.
VII. RAZVOĐENJE AKATA U UPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA
ODNOSNO URUDŽBENOM ZAPISNIKU
Razvođenje spisa predmeta
Članak
65.
(1) Razvođenje spisa predmeta u upisniku predmeta upravnog
postupka odnosno urudžbenom zapisniku obavlja se prema uputi pisarnici. Uputu o razvođenju spisa predmeta određuje službenik koji po spisu
postupa.
(2) Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se tako da se u upisnik
predmeta upravnog postupka odnosno urudžbeni zapisnik upisuje datum razvođenja
i stavlja oznaka: »a/a« i rok čuvanja, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.
(3) Spise koji se stavljaju u rokovnik predmeta s određenim
datumom određuje službenik koji radi na predmetu. Na omote spisa predmeta koji se odlažu u rokovnik predmeta stavlja
se oznaka »R« (rok) i datum kad nastupa rok.
(4) Službenik pisarnice poslije obavljenog razvođenja, spis
predmeta odlaže u rokovnik predmeta ili u pismohranu.
VIII. ROKOVNIK PREDMETA
Rokovnik predmeta
Članak
66.
(1) Predmeti za koje je određeno da se drže u pisarnici do
određenog roka stavljaju se u rokovnik predmeta, prema datumu koji je odredio
ovlašteni službenik.
(2) Na dan roka ili kad u međuvremenu
pristigne novo pismeno koje se odnosi na taj predmet, uzimaju se iz rokovnika
predmeta svi predmeti i predaju u rad odgovarajućim unutarnjim ustrojstvenim
jedinicama preko interne dostavne knjige. Ako dan roka pada u nedjelju ili državni praznik, predmeti se predaju u rad jedan dan
ranije.
IX. STAVLJANJE PREDMETA U PISMOHRANU I ČUVANJE
Postupak prije stavljanja u pismohranu
Članak
67.
(1) Riješeni predmeti stavljaju se u pismohranu i u njoj čuvaju,
sukladno propisima o zaštiti arhivske građe.
(2) Ako se pismena obrađuju elektroničkim putem, riješeni predmeti
snimaju se na elektronički medij i čuvaju na drugom
mjestu. U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni
dokumenti za koje je to utvrđeno propisom o izlučivanju arhivske građe. Na čuvanje spisa u pismohrani primjenjuju se propisi o čuvanju
arhivske građe.
Pregled prije stavljanja u pismohranu
Članak
68.
(1) Prije stavljanja spisa predmeta u pismohranu ovlašteni
službenik koji je radio na spisu i dao uputu pisarnici
za razvođenje dužan je kronološkim redom, prema datumu nastanka odnosno
primitka složiti sva pismena s prilozima, na način da se na vrhu predmeta
nalazi posljednje pismeno u predmetu.
(2) Ako su omoti spisa predmeta oštećeni, predmeti će se prije odlaganja u pismohranu staviti u nove omote
spisa.
Odlaganje predmeta u pismohranu
Članak
69.
(1) Ovlašteni službenici unutarnjih ustrojstvenih jedinica dužni
su dovršene predmete bez odgode vratiti pisarnici.
(2) Dovršeni predmeti odlažu se u pismohranu po klasifikacijskim
oznakama, po rednim brojevima predmeta.
Sređivanje i čuvanje predmeta u pismohrani
Članak
70.
(1) Za svaku klasifikacijsku oznaku treba u pismohrani
predvidjeti, u pravilu, posebni omot (fascikl, korice s vezicama i slično) u
kojem se predmeti slažu po broju predmeta unutar klasifikacijske oznake.
(2) U pismohrani se posebno odlažu predmeti upravnog postupka, a
posebno predmeti neupravnog postupka.
(3) Na svaki posebni omot stavlja se naziv tijela, klasifikacijska
oznaka i oznaka a/a.
(4) Dovršeni predmeti, upisnici predmeta upravnog postupka odnosno
urudžbeni zapisnici i pomoćne evidencije, kao i ostali evidentirani materijali
moraju se čuvati u sređenom stanju do izlučivanja odnosno do predaje nadležnom
arhivu.
(5) Predmeti određenog stupnja tajnosti čuvaju se odvojeno od ostalih predmeta i to na način koji osigurava čuvanje
njihove tajnosti na primjeren način, sukladno propisima o tajnosti podataka.
Rukovanje predmetima stavljenim u pismohranu
Članak
71.
(1) Predmetima stavljenim u pismohranu rukuje službenik pisarnice
ovlašten za rad u pismohrani.
(2) Spisi predmeta izdaju se iz pismohrane samo uz potvrdu i to
ovlaštenoj službenoj osobi nadležne unutarnje ustrojstvene jedinice. Potvrda
mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, datum uzimanja i vraćanja
spisa predmeta, potpis službenika koji preuzima spis predmeta uz oznaku
unutarnje ustrojstvene jedinice. Potvrda se drži na
mjestu preuzetog spisa predmeta, a po povratku potvrda se ulaže u vraćeni spis.
(3) Iznimno, pismeno primljeno poslije odlaganja predmeta u
pismohranu, uložit će se u spis predmeta i dostaviti u
rad nadležnoj ustrojstvenoj jedinici bez izdavanja potvrde.
(4) Predmeti stavljeni u pismohranu mogu se izdavati i osobama
izvan tijela samo uz pisano odobrenje čelnika tijela.
Knjiga pismohrane
Članak
72.
(1) Knjigu pismohrane dužna je voditi pisarnica, kao pomoćnu
evidenciju radi općeg pregleda cjelokupnog građe odložene u pismohranu (Obrazac
broj 12. – Knjiga pismohrane), ukoliko se elektroničkim putem
ne vidi koji su predmeti u pismohrani.
(2) Kad se građa odložena u pismohranu nakon izlučivanja uništava ili predaje nadležnom arhivu, akt o uništenju građe, odnosno
akt o predaji građe nadležnom arhivu upisuje se u knjigu pismohrane. Akt o uništenju registraturne građe odnosno predaji nadležnom
arhivu donosi čelnik tijela, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.
(3) Na svaki dio građe odložene u pismohranu stavlja se oznaka
rednog broja knjige pismohrane pod kojim je upisana.
X. PEČATI, ŽIGOVI I ŠTAMBILJI
Pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske
Članak
73.
Postupanje s pečatima i žigovima s grbom
Republike Hrvatske obavlja se sukladno posebnim propisima.
Štambilji
Članak
74.
U obavljanju poslova uredskog poslovanja
mogu se koristiti štambilji kao pomoćno-tehnička sredstva, koji mogu biti
promjenjivog sadržaja.
XI. OSTALE ODREDBE
Članak
75.
(1) Odredbe ove uredbe koje se odnose na
primjenu klasičnih uredskih sredstava na odgovarajući način se primjenjuju i na
elektroničku obradu dokumenata, osim u slučaju kad je izrijekom propisan
postupak za elektroničku obradu dokumenata.
(2) Uredsko poslovanje u elektroničkom obliku uredit će standardnim projektom elektroničkog uredskog poslovanja
čelnici središnjih tijela državne uprave nadležni za poslove opće uprave i
informatičko poslovanje.
(3) Pitanja koja su u vezi s uredskim poslovanjem, kao što su
raspored radnih prostorija, rad u radnim prostorijama, primanje stranaka,
dežurstvo, uporaba računala i drugih elektroničkih pomagala, telefona,
telefaksa, stručne knjižnice i slično, uredit će se
pravilnikom o unutarnjem redu tijela.
(4) Klasifikacijske oznake i brojčane oznake stvaratelja i
primatelja pismena uredit će se naputkom o
klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena
kojeg donosi čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove opće
uprave.
(5) Sadržaj i oblik obrazaca od broja 1. do 12. propisani su uz ovu uredbu i
čine njezin sastavni dio.
XII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak
76.
(1) Stupanjem na snagu ove Uredbe
prestaju važiti: Uredba o uredskom poslovanju (»Narodne novine«, br. 38/87 i
42/88) i Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine«,
br. 49/87 i 38/88).
(2) Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim
oznakama stvaratelja i primatelja akata (»Narodne novine«, broj 38/88) ostaje na snazi do donošenja naputka o klasifikacijskim oznakama i
brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena.
(3) Čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za poslove
opće uprave donijet će naputak o klasifikacijskim
oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja pismena u roku od 30
dana od dana stupanja na snagu ove Uredbe.
Članak
77.
Čelnik Središnjeg državnog ureda za e-Hrvatsku uz suglasnost s
čelnikom Središnjeg državnog ureda za upravu donijet će
standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja u roku od 30 dana od dana
stupanja na snagu ove Uredbe.
Članak
78.
(1) Nadzor nad primjenom ove Uredbe
obavlja upravna inspekcija središnjeg tijela državne uprave nadležnog za
poslove opće uprave.
(2) Čelnici tijela državne uprave odgovorni su za provedbu ove Uredbe.
Članak
79.
Ova Uredba stupa na snagu 1. siječnja 2010. godine i objavit će
se u »Narodnim novinama«.
Klasa: 035-01/08-01/01
Urbroj: 5030106-09-1
Predsjednik
dr. sc. Ivo Sanader, v. r.
KNJIGA PRIMLJENE POŠTE
|
Redni broj |
Datum primitka |
Brojčana oznaka |
Pošiljatelj |
Ustrojstvena jedinica |
Potvrda primitka |
|||
|
Pismeno |
Broj preporuke |
Ime i prezime odnosno naziv |
Mjesto |
Datum |
Potpis |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 1. (format: 210 x
297 mm)
PRIJEMNI ŠTAMBILJ
REPUBLIKA HRVATSKA
brojčana oznaka i naziv tijela
|
Primljeno: |
||
|
Klasifikacijska oznaka: |
Ustrojstvena jedinica |
|
|
|
|
|
|
Urudžbeni broj: |
Prilozi |
Vrijednost |
|
|
|
|
Obrazac broj 2. (format:
70 x 40 mm)
UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA PRVOG STUPNJA
|
Klasifikacijska oznaka |
Urudžbeni broj |
Datum primitka zahtjeva |
Ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnositelja zahtjeva |
Kratak sadržaj zahtjeva |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Odluka o zahtjevu i datum odluke |
Rad prvostupanjskog tijela po žalbi i datum odluke |
Razvođenje ili napomena |
|||||||
|
Zahtjev odbačen |
Zahtjev odbijen |
Zahtjev usvojen |
Postupak obustavljen |
U roku |
Žalba odbačena |
Rješenje zamijenjeno novim |
Žalba dostavljena drugostupanjskom tijelu |
||
|
Da |
Ne |
||||||||
|
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 3.
UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA DRUGOG STUPNJA
|
Klasifikacijska oznaka |
Urudžbeni broj |
Datum primitka žalbe |
Ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnositelja žalbe |
Naziv tijela koje je donijelo ili nije donijelo
prvostupanjsko rješenje |
Revizija |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Žalba |
Razvođenje ili napomena |
||||||||||
|
Odluka o žalbi i datum odluke |
U roku |
Razlozi usvajanja žalbe |
|||||||||
|
Žalba odbačena |
Žalba odbijena |
Rješenje izmijenjeno |
Rješenje poništeno |
Rješenje proglašeno ništavim |
Obustava postupka |
Da |
Ne |
Povreda pravila postupka |
Pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično stanje |
Pogrešna primjena materijalnog prava |
|
|
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Obrazac broj 4.
URUDŽBENI ZAPISNIK
|
Klasifikacijska oznaka |
Predmet |
Urudžbeni broj |
Datum primitka |
Datum nastanka pismena |
Ustrojstvena jedinica |
Razvođenje |
|
|
Datum |
Oznaka |
||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prijenos |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Prijenos |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|||
Obrazac broj 5.
OMOT SPISA NEUPRAVNOG PREDMETA
(prva stranica)
|
______________________________ (naziv tijela – štambilj) Oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice: _______________ Klasifikacijska oznaka: ____________________________ Predmet: ______________________________________ |
Obrazac broj 6.
OMOT SPISA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA
___________________ (naziv tijela – štambilj) Oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice: ___ Rok za rješavanje:
____ Klasifikacijska oznaka: ________________ Predmet:__________________________ ZAHTJEV: a) odbačen b) odbijen c) usvojen Dana: ŽALBA a) odbačena b) rješenje zamijenjeno novim c) žalba dostavljena drugostupanjskom tijelu Dana: ŽALBA a) odbačena b) odbijena c) rješenje izmijenjeno d) rješenje poništeno 1. povreda pravila postupka 2. pogrešno ili nepotpuno utvrđeno činjenično stanje 3. pogrešna primjena materijalnog prava e) rješenje proglašeno ništavim Dana: POSTUPAK OBUSTAVLJEN Dana: REVIZIJA: Dana:
|
Obrazac broj 7.
Unutarnja stranica
obrazaca 6. i 7.
|
Urudžbeni broj |
Datum primitka |
POPIS AKATA (kratka oznaka sadržaja) |
PRILOZI |
PRIMJEDBA |
|
|
Naziv |
Broj priloga |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
KAZALO
|
Mjesec |
Predmet – pošiljatelj |
Mjesto pošiljatelja |
Klasifikacijska oznaka |
Pošiljatelj – predmet |
Stranica urudžbenog zapisa |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 8.
INTERNA DOSTAVNA KNJIGA
|
Red. broj |
Datum upisa |
Broj akta |
Potvrda primitka |
Referent |
Vraćeno pisarnici |
Primjedba |
|||
|
Klasif. oznaka |
Urudž. broj |
Datum |
Potpis |
Datum |
Potpis |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 9.
DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU
|
Datum upisa |
Broj akta |
Primatelj |
Poštarina |
Broj preporuke |
||
|
Klasifikacijska oznaka |
Urudžbeni broj |
Ime i prezime odnosno naziv |
Mjesto |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 10.
DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO
|
Red. broj |
Datum Upisa |
Broj akta |
Primatelj |
Potvrda primitka |
|||
|
Klasifikacijska oznaka |
Urudžbeni broj |
Ime i prezime, odnosno naziv |
Adresa |
Datum |
Potpis |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac
broj 11.
KNJIGA PISMOHRANE
|
Redni broj |
Datum upisa |
Građa |
Primjedba |
||
|
Godina |
Opis građe |
Ukupan broj |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac broj 12.